Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher für die Verarbeitung

Verantwortlicher für die über SettleMeNow erhobenen Daten ist Francesco Pintus, eine natürliche Person, erreichbar unter info@settlemenow.com für jegliche Anfrage bezüglich der Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten oder der Ausübung der in Artikel 7 beschriebenen Rechte.

2. Welche Daten wir erheben

Wir erheben verschiedene Datenkategorien, je nachdem, wie du den Dienst nutzt:

• Kontodaten: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse und Rolle, für Benutzer, die auf einen Workspace zugreifen (Administratoren, Genehmiger, Zahler, Betrachter);
• Daten der Zahlungs-/Erstattungsanträge: Name des Antragstellers, E-Mail, IBAN, Kontoinhaber, Beschreibung der Ausgabe, Betrag, eventuelle angehängte Dokumente (Rechnungen, Belege, Nachweise), eingegeben über den öffentlichen Bereich jedes Workspace;
• Zahlungsdaten des Abonnements: direkt von Stripe verwaltet, das für diese Daten als eigenständiger Verantwortlicher agiert (siehe Artikel 5) — wir erhalten oder speichern nicht die vollständigen Daten deiner Zahlungskarte;
• Technische Daten: IP-Adresse, Browserinformationen und Cookies, die für den Betrieb des Dienstes unbedingt erforderlich sind (siehe Artikel 8).

3. Zwecke der Verarbeitung

Wir verarbeiten deine Daten, um:

• Den Dienst SettleMeNow bereitzustellen und zu betreiben, einschließlich der Verwaltung deines Workspace und seiner Benutzer;
• Die über den öffentlichen Bereich jedes Workspace eingereichten Zahlungs- und Erstattungsanträge zu verwalten;
• Für den Betrieb des Dienstes notwendige transaktionsbezogene Mitteilungen zu senden (z. B. Anmeldelinks, OTP-Codes, Benachrichtigungen zum Antragsstatus, Zusammenfassungen für den Zahler);
• Das Abonnement und die Abrechnung über Stripe zu verwalten;
• Auf Support-Anfragen an info@settlemenow.com zu antworten;
• Gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen, sofern anwendbar.

4. Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Wir verarbeiten deine Daten hauptsächlich zur Erfüllung des Vertrags zwischen dir und SettleMeNow (Erbringung des von dir angeforderten Dienstes), sowie zur Erfüllung eventueller gesetzlicher Verpflichtungen und, soweit anwendbar, auf Grundlage des berechtigten Interesses, die Sicherheit und den ordnungsgemäßen Betrieb der Plattform zu gewährleisten.

5. Mit wem wir deine Daten teilen

Wir verkaufen oder übermitteln deine Daten nicht zu Marketingzwecken an Dritte. Wir nutzen folgende Drittanbieter (Auftragsverarbeiter oder eigenständige Verantwortliche, je nach Rolle) für den Betrieb des Dienstes:

• Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd. und verbundene Unternehmen) — verarbeitet Abonnementzahlungen als offizieller Verkäufer (Stripe Managed Payments). Für diese Daten agiert Stripe als eigenständiger Verantwortlicher. Stripe kann Daten auch außerhalb der Europäischen Union verarbeiten; in diesem Fall stützt es sich auf die nach geltendem Recht vorgesehenen Garantien (z. B. Standardvertragsklauseln);
• Aruba S.p.A. — stellt die Hosting-, Datenbank- und E-Mail-Dienste bereit, auf denen SettleMeNow basiert. Die für diese Dienste verwendeten Server befinden sich in Italien, innerhalb der Europäischen Union.

6. Datenübermittlung ins Ausland

SettleMeNow richtet sich auch an Kunden außerhalb der Europäischen Union. Die von uns erhobenen Daten werden auf Servern in Italien gespeichert (siehe Artikel 5), unabhängig davon, aus welchem Land du auf den Dienst zugreifst. Etwaige Datenübermittlungen in Länder außerhalb der EU, sofern sie durch unsere Anbieter erfolgen (z. B. durch Stripe für die Zahlungsabwicklung), erfolgen unter Einhaltung der nach geltendem Recht vorgesehenen Garantien für die internationale Datenübermittlung.

7. Wie lange wir deine Daten speichern

Wir speichern die Daten eines Workspace für die gesamte Dauer des aktiven Abonnements. Bei Schließung eines Workspace (freiwillige Kündigung oder Nichtverlängerung) werden alle zugehörigen Daten und Dokumente — einschließlich der darin eingereichten Zahlungs-/Erstattungsanträge — innerhalb von 90 Tagen endgültig gelöscht. Du kannst die vorzeitige Löschung deiner personenbezogenen Daten jederzeit gemäß Artikel 8 beantragen.

8. Deine Rechte

Als betroffene Person hast du das Recht:

• Auf die von uns über dich verarbeiteten personenbezogenen Daten zuzugreifen;
• Bei Unrichtigkeit oder Unvollständigkeit deren Berichtigung zu verlangen;
• Deren Löschung im Rahmen der geltenden Rechtsvorschriften zu verlangen;
• In bestimmten Fällen die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen;
• Deren Übertragbarkeit in einem strukturierten Format zu verlangen;
• Der Verarbeitung zu widersprechen, wenn sie auf berechtigtem Interesse beruht;
• Bei der zuständigen Aufsichtsbehörde (in Italien der Garante per la protezione dei dati personali) Beschwerde einzulegen, unbeschadet deines Rechts auf gerichtlichen Rechtsschutz.

Um diese Rechte auszuüben, schreibe an info@settlemenow.com.

9. Cookies

SettleMeNow verwendet ausschließlich technische Cookies, die für den Betrieb des Dienstes unbedingt erforderlich sind (z. B. Aufrechterhaltung der Anmeldesitzung). Wir verwenden keine Profiling-Cookies, Werbe-Tracker oder Analysetools wie Google Analytics.

10. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz deiner Daten, darunter: Benutzerpasswörter, die als Hash gespeichert werden (nie im Klartext), logische Trennung der Daten zwischen den verschiedenen Workspaces, verschlüsselte Verbindungen für den Zugriff auf den Dienst sowie ein auf autorisierte Benutzer des jeweiligen Workspace beschränkter Zugriff auf Anhänge. Kein System ist jedoch zu 100 % sicher: Im Falle einer Datenschutzverletzung, die ein Risiko für deine Rechte darstellt, werden wir dich gemäß den geltenden Rechtsvorschriften informieren.

11. Minderjährige

SettleMeNow richtet sich nicht an Personen unter 18 Jahren, und wir erheben wissentlich keine Daten von Minderjährigen.

12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Erklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren. Bei wesentlichen Änderungen werden wir dich mit angemessener Vorankündigung per E-Mail oder über einen Hinweis in der Plattform benachrichtigen.

13. Kontakt

Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zur Verarbeitung deiner Daten schreibe an info@settlemenow.com.