Política de Privacidad

1. Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de los datos recogidos a través de SettleMeNow es Francesco Pintus, persona física, disponible en la dirección info@settlemenow.com para cualquier solicitud relativa al tratamiento de tus datos personales o al ejercicio de los derechos descritos en el artículo 7.

2. Qué datos recopilamos

Recopilamos varias categorías de datos, según el uso que hagas del servicio:

• Datos de cuenta: nombre, apellidos, dirección de correo y rol, para los usuarios que acceden a un espacio de trabajo (administradores, aprobadores, pagadores, visualizadores);
• Datos de las solicitudes de pago/reembolso: nombre del solicitante, email, IBAN, titular de la cuenta, descripción del gasto, importe, documentos adjuntos si los hubiera (facturas, recibos, justificantes), introducidos a través del área pública de cada espacio de trabajo;
• Datos de pago de la suscripción: gestionados directamente por Stripe, que actúa como responsable de tratamiento autónomo para estos datos (véase el artículo 5) — no recibimos ni almacenamos los datos completos de tu tarjeta de pago;
• Datos técnicos: dirección IP, información del navegador y cookies estrictamente necesarias para el funcionamiento del servicio (véase el artículo 8).

3. Finalidades del tratamiento

Tratamos tus datos para:

• Proporcionar y prestar el servicio SettleMeNow, incluyendo la gestión de tu espacio de trabajo y de sus usuarios;
• Gestionar las solicitudes de pago y reembolso enviadas a través del área pública de cada espacio de trabajo;
• Enviar comunicaciones transaccionales necesarias para el funcionamiento del servicio (p. ej. enlaces de acceso, códigos OTP, notificaciones sobre el estado de las solicitudes, resúmenes para el pagador);
• Gestionar la suscripción y la facturación, a través de Stripe;
• Responder a solicitudes de soporte enviadas a info@settlemenow.com;
• Cumplir con obligaciones legales, cuando sean aplicables.

4. Base jurídica del tratamiento

Tratamos tus datos principalmente para la ejecución del contrato entre tú y SettleMeNow (prestación del servicio que has solicitado), así como para cumplir con eventuales obligaciones legales y, cuando sea aplicable, sobre la base del interés legítimo en garantizar la seguridad y el correcto funcionamiento de la plataforma.

5. Con quién compartimos tus datos

No vendemos ni cedemos tus datos a terceros con fines de marketing. Recurrimos a los siguientes proveedores externos (encargados del tratamiento o responsables autónomos, según su papel) para la prestación del servicio:

• Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd. y empresas afiliadas) — procesa los pagos de las suscripciones en calidad de vendedor oficial (Stripe Managed Payments). Para estos datos, Stripe actúa como responsable de tratamiento autónomo. Stripe puede tratar datos también fuera de la Unión Europea; en ese caso, se acoge a las garantías previstas por la normativa aplicable (p. ej. cláusulas contractuales tipo);
• Aruba S.p.A. — proporciona los servicios de hosting, base de datos y correo electrónico en los que se apoya SettleMeNow. Los servidores utilizados para estos servicios se encuentran en Italia, dentro de la Unión Europea.

6. Transferencia de datos al extranjero

SettleMeNow también se dirige a clientes situados fuera de la Unión Europea. Los datos que recopilamos se almacenan en servidores situados en Italia (véase el artículo 5), independientemente del país desde el que accedas al servicio. Cualquier transferencia de datos a países fuera de la UE, cuando la realicen nuestros proveedores (por ejemplo, Stripe para el procesamiento de pagos), se lleva a cabo conforme a las garantías previstas por la normativa aplicable en materia de transferencia internacional de datos.

7. Durante cuánto tiempo conservamos tus datos

Conservamos los datos de un espacio de trabajo durante toda la duración de la suscripción activa. Al cerrarse un espacio de trabajo (cancelación voluntaria o no renovación), todos los datos y documentos asociados — incluidos los de las solicitudes de pago/reembolso enviadas en su interior — se eliminan definitivamente en un plazo de 90 días. Aun así, puedes solicitar la eliminación anticipada de tus datos personales en cualquier momento, según lo previsto en el artículo 8.

8. Tus derechos

Como interesado, tienes derecho a:

• Acceder a los datos personales que tratamos sobre ti;
• Solicitar su rectificación si son inexactos o incompletos;
• Solicitar su supresión, dentro de los límites previstos por la normativa aplicable;
• Solicitar la limitación del tratamiento en casos específicos;
• Solicitar su portabilidad en un formato estructurado;
• Oponerte al tratamiento cuando se base en el interés legítimo;
• Presentar una reclamación ante la autoridad de control competente (en Italia, el Garante per la protezione dei dati personali), sin perjuicio de tu derecho a la tutela judicial.

Para ejercer estos derechos, escribe a info@settlemenow.com.

9. Cookies

SettleMeNow utiliza exclusivamente cookies técnicas, estrictamente necesarias para el funcionamiento del servicio (p. ej. mantener la sesión de acceso). No utilizamos cookies de perfilado, rastreadores publicitarios ni herramientas de análisis como Google Analytics.

10. Seguridad de los datos

Adoptamos medidas técnicas y organizativas razonables para proteger tus datos, entre ellas: contraseñas de usuarios almacenadas como hash (nunca en texto plano), separación lógica de datos entre los distintos espacios de trabajo, conexiones cifradas para el acceso al servicio, y acceso a los archivos adjuntos restringido a los usuarios autorizados del espacio de trabajo correspondiente. Sin embargo, ningún sistema es 100% seguro: en caso de violación de datos que suponga un riesgo para tus derechos, te informaremos conforme a lo previsto por la normativa aplicable.

11. Menores

SettleMeNow no está dirigido a personas menores de 18 años y no recopilamos conscientemente datos de menores.

12. Cambios en esta Política de Privacidad

Podríamos actualizar periódicamente este aviso. En caso de cambios sustanciales, te avisaremos con una antelación razonable por email o mediante un aviso en la plataforma.

13. Contacto

Para cualquier duda sobre esta Política de Privacidad o sobre el tratamiento de tus datos, escribe a info@settlemenow.com.