Politique de Confidentialité

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données collectées via SettleMeNow est Francesco Pintus, personne physique, joignable à l'adresse info@settlemenow.com pour toute demande relative au traitement de vos données personnelles ou à l'exercice des droits décrits à l'article 7.

2. Quelles données nous collectons

Nous collectons différentes catégories de données, selon votre utilisation du service :

• Données de compte : nom, prénom, adresse email et rôle, pour les utilisateurs accédant à un espace de travail (administrateurs, approbateurs, payeurs, observateurs) ;
• Données des demandes de paiement/remboursement : nom du demandeur, email, IBAN, titulaire du compte, description de la dépense, montant, documents joints éventuels (factures, reçus, justificatifs), saisis via la zone publique de chaque espace de travail ;
• Données de paiement de l'abonnement : gérées directement par Stripe, qui agit comme responsable de traitement autonome pour ces données (voir article 5) — nous ne recevons ni ne conservons les données complètes de votre carte de paiement ;
• Données techniques : adresse IP, informations sur le navigateur et cookies strictement nécessaires au fonctionnement du service (voir article 8).

3. Finalités du traitement

Nous traitons vos données pour :

• Fournir et exploiter le service SettleMeNow, y compris la gestion de votre espace de travail et de ses utilisateurs ;
• Gérer les demandes de paiement et de remboursement soumises via la zone publique de chaque espace de travail ;
• Envoyer les communications transactionnelles nécessaires au fonctionnement du service (ex. liens de connexion, codes OTP, notifications de statut des demandes, résumés pour le payeur) ;
• Gérer l'abonnement et la facturation, via Stripe ;
• Répondre aux demandes d'assistance envoyées à info@settlemenow.com ;
• Respecter les obligations légales, le cas échéant.

4. Base juridique du traitement

Nous traitons vos données principalement pour l'exécution du contrat entre vous et SettleMeNow (fourniture du service que vous avez demandé), ainsi que pour respecter d'éventuelles obligations légales et, le cas échéant, sur la base de l'intérêt légitime à garantir la sécurité et le bon fonctionnement de la plateforme.

5. Avec qui nous partageons vos données

Nous ne vendons ni ne cédons vos données à des tiers à des fins marketing. Nous faisons appel aux prestataires tiers suivants (sous-traitants ou responsables de traitement autonomes, selon leur rôle) pour l'exploitation du service :

• Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd. et sociétés affiliées) — traite les paiements des abonnements en tant que vendeur officiel (Stripe Managed Payments). Pour ces données, Stripe agit comme responsable de traitement autonome. Stripe peut traiter des données en dehors de l'Union européenne ; dans ce cas, il s'appuie sur les garanties prévues par la réglementation applicable (par ex. clauses contractuelles types) ;
• Aruba S.p.A. — fournit les services d'hébergement, de base de données et de messagerie sur lesquels s'appuie SettleMeNow. Les serveurs utilisés pour ces services se trouvent en Italie, au sein de l'Union européenne.

6. Transfert de données à l'étranger

SettleMeNow s'adresse également à des clients situés en dehors de l'Union européenne. Les données que nous collectons sont stockées sur des serveurs situés en Italie (voir article 5), quel que soit le pays depuis lequel vous accédez au service. Tout transfert de données vers des pays hors UE, lorsqu'il est effectué par nos prestataires (par ex. par Stripe pour le traitement des paiements), s'effectue dans le respect des garanties prévues par la réglementation applicable en matière de transfert international de données.

7. Durée de conservation des données

Nous conservons les données d'un espace de travail pendant toute la durée de l'abonnement actif. À la fermeture d'un espace de travail (résiliation volontaire ou non-renouvellement), toutes les données et documents associés — y compris ceux des demandes de paiement/remboursement qui y ont été soumises — sont définitivement supprimés dans un délai de 90 jours. Vous pouvez néanmoins demander la suppression anticipée de vos données personnelles à tout moment, conformément à l'article 8.

8. Vos droits

En tant que personne concernée, vous avez le droit de :

• Accéder aux données personnelles que nous traitons vous concernant ;
• En demander la rectification si elles sont inexactes ou incomplètes ;
• En demander l'effacement, dans les limites prévues par la réglementation applicable ;
• En demander la limitation du traitement dans des cas spécifiques ;
• En demander la portabilité dans un format structuré ;
• Vous opposer au traitement lorsqu'il est fondé sur l'intérêt légitime ;
• Introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle compétente (en Italie, le Garante per la protezione dei dati personali), sans préjudice de votre droit à un recours juridictionnel.

Pour exercer ces droits, écrivez à info@settlemenow.com.

9. Cookies

SettleMeNow utilise exclusivement des cookies techniques, strictement nécessaires au fonctionnement du service (par ex. maintien de la session de connexion). Nous n'utilisons pas de cookies de profilage, de traceurs publicitaires, ni d'outils d'analyse comme Google Analytics.

10. Sécurité des données

Nous adoptons des mesures techniques et organisationnelles raisonnables pour protéger vos données, notamment : mots de passe des utilisateurs stockés sous forme de hachage (jamais en clair), séparation logique des données entre les différents espaces de travail, connexions chiffrées pour l'accès au service, et accès aux pièces jointes limité aux utilisateurs autorisés de l'espace de travail concerné. Aucun système n'est toutefois sécurisé à 100 % : en cas de violation de données présentant un risque pour vos droits, nous vous en informerons conformément à la réglementation applicable.

11. Mineurs

SettleMeNow ne s'adresse pas aux personnes de moins de 18 ans et nous ne collectons pas sciemment de données concernant des mineurs.

12. Modifications de la présente Politique de Confidentialité

Nous pourrions mettre à jour périodiquement cette politique. En cas de modifications substantielles, nous vous en informerons avec un préavis raisonnable par email ou via une notification sur la plateforme.

13. Contact

Pour toute question concernant cette Politique de Confidentialité ou le traitement de vos données, écrivez à info@settlemenow.com.